بدون به خطر انداختن کیفیت و عملکرد به اهداف مالی خود برسید. افزایش جریان نقدی بدون فشار بیش از حد کارمندان یا قربانی کردن کیفیت محصول یا خدمات یک چالش است، به خصوص اگر شرایط مالی شما محدود باشد و منابع شما محدود باشد. ساده کردن هزینه ها ساده تر است و به طور مستقیم بر حاشیه سود شما تأثیر می گذارد. کاهش هزینه های کسب و کار می تواند سودآوری را افزایش دهد. اجرای روش‌های کنترل هزینه سیستماتیک می‌تواند موجب صرفه‌جویی فوری و حصول اطمینان از حاشیه سود رقابتی شود.
چگونه هزینه های عملیاتی کسب و کار کوچک خود را کاهش دهید
چندین کارکرد و دسته بندی کسب و کار کوچک خود را به اقدامات کاهش هزینه می دهند:
- سرمایه گذاری های فناوری
- برون سپاری عملکردهای تجاری ثانویه
- استخدام
- مذاکره با فروشندگان
- نظارت و تنظیم عملکردهای تجاری
ما هر عنصر را عمیق‌تر بررسی می‌کنیم و به راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری اشاره می‌کنیم.
1. فناوری را در آغوش بگیرید
فرآیندهای اداری فعلی را بررسی کنید و مناطقی را شناسایی کنید که اتوماسیون و فناوری می‌تواند کارمندان را از انجام وظایف دستی رها کند. فناوری کسب و کار به سرعت در حال تغییر است و پیاده سازی جدیدترین نرم افزارها و راه حل ها می تواند هزینه های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
بسیاری از راه‌حل‌های آنلاین می‌توانند عملکردهای مختلف کسب‌وکار کوچک را با کسری از هزینه به کارگیری منابع انسانی خودکار کنند. با خودکار کردن کارهای تکراری، می‌توانید ساعت‌ها تلاش دستی را هر روز صرفه‌جویی کنید و کارمندان را آزاد کنید تا وقت خود را برای بهره‌وری کسب‌وکار صرف کنند. علاوه بر این، از آنجایی که ماشین‌ها مستعد اشتباه نیستند، فناوری خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد.
در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید هزینه های عملیاتی خود را با فناوری کاهش دهید:
بار حقوق و دستمزد خود را کاهش دهید
به جای استخدام یک حسابدار و کارکنان بخش صورتحساب، نرم افزار صورتحساب و حسابداری را برای بهبود کارایی ترکیب کنید. راه‌حل‌های حسابداری می‌توانند زمان مورد نیاز برای انجام وظایف روزانه را به میزان قابل توجهی کاهش دهند و اعضای تیم را آزاد کنند تا سایر مشاغل مهم تجاری را دنبال کنند.
هزینه های بازاریابی خود را کاهش دهید
روش ها و پلتفرم های بازاریابی کم هزینه را آزمایش کنید. به عنوان مثال، ابزارهای بازاریابی فیس بوک را کشف کنید، از اینستاگرام برای تجارت استفاده کنید، و تبلیغات Pinterest را امتحان کنید تا مستقیماً به بازار هدف خود برسید. Google Ads راه دیگری برای قرار دادن کسب و کار شما در مقابل افرادی است که فعالانه محصولات یا خدمات شما را جستجو می کنند.
برای فضای اداری کمتر پرداخت کنید
یک درس از همه گیری COVID-19 این است که فضای اداری همیشه ضروری نیست. در واقع، نظرسنجی عدم قطعیت کسب و کار توسط بانک فدرال رزرو آتلانتا نشان داد که انتظار می‌رود سهم روزهای کار از خانه از سطوح قبل از همه‌گیری تقریباً سه برابر شود، از 5.5 درصد به 16.6 درصد در دوران پس از همه‌گیری.
با افزایش نیروی کار از راه دور
کوچک کردن یا حذف فضای اداری را در نظر بگیرید. فناوری‌هایی مانند Google Drive یا Basecamp اسناد و ذخیره‌سازی فایل‌ها را متمرکز می‌کنند، در حالی که Skype، Slack، Trello و Zoom جلسات مجازی و همکاری را فعال می‌کنند.
در هزینه های سفر صرفه جویی کنید
هزینه های رفت و آمد و کمک هزینه سفر درصد قابل توجهی از کل هزینه های عملیاتی یک کسب و کار را تشکیل می دهد. در عوض با سازماندهی جلسات و ارائه های آنلاین، در هزینه و زمان خود صرفه جویی کنید. Webex توسط Cisco می تواند یک ابزار عالی برای برگزاری جلسات، وبینارها و ارائه های آنلاین باشد.
همچنین ببینید: خرید برنج سرلاشه
2. وظایف تجاری را برون سپاری کنید.
یافتن یک شریک برون سپاری برای کارکردهای تجاری ثانویه راه هوشمند دیگری برای کاهش هزینه های عملیاتی است. برون سپاری به لاغری سازمان شما کمک می کند و در عین حال هزینه های حقوق و دستمزد را کاهش می دهد. به جای منحرف کردن تمرکز و تلاش خود برای مدیریت کارهای غیر ضروری، می توانید زمان خود را به فعالیت های درآمدزا اختصاص دهید.
در اینجا برخی از خدماتی که ممکن است به برون سپاری موفق کمک کنند آورده شده است.
فعالیت‌های پشتیبانی فناوری اطلاعات
اگر فقط تعداد انگشت شماری از سیستم‌های کامپیوتری برای مدیریت دارید، لزوماً به یک تیم داخلی از متخصصان سخت‌افزار نیاز ندارید. رایانه‌ها یک روز در میان خراب نمی‌شوند، اما وقتی خراب می‌شوند، یک مرکز خدمات در منطقه شما می‌تواند کمک کند. علاوه بر تعمیر رایانه‌های شما، یک ارائه‌دهنده فناوری اطلاعات برون‌سپاری می‌تواند چندین خدمات ارزشمند از جمله نصب نرم‌افزار، عیب‌یابی مشکلات عملکرد، و تعمیر و نگهداری معمول سیستم را ارائه دهد.
آماده سازی مالیات
تهیه اظهارنامه مالیاتی سالانه یکی از زمینه هایی است که در آن به کارمندان اختصاصی در طول سال نیاز ندارید. برنامه‌های حسابداری مدرن می‌توانند بسیاری از کارها را برای آماده شدن برای تشکیل پرونده مالیاتی انجام دهند، و سپس می‌توانید سوابق و گزارش‌ها را برای یک متخصص مالیاتی خارجی ارسال کنید.
پشتیبانی مشتری
هر کسب‌وکاری با مشتریان سروکار دارد و پشتیبانی مشتری حوزه‌ای است که هیچ‌کس نمی‌تواند نادیده بگیرد. اما حفظ یک تیم پشتیبانی مشتری می تواند پرهزینه باشد، به خصوص زمانی که هزینه های استخدام و آموزش را در نظر بگیرید. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک ترجیح می‌دهند فعالیت‌های خدمات مشتری را به یک فروشنده خارجی برون سپاری کنند تا اینکه در داخل شرکت کنند.
بازاریابی
ممکن است بخواهید یک شرکت بازاریابی خارجی را برای مدیریت تبلیغات، بازاریابی رسانه های اجتماعی و سایر راه های بازاریابی استخدام کنید. استخدام یک مدیر بازاریابی داخلی باتجربه می تواند گران باشد و با وجود کانال های بازاریابی بسیار زیاد، انتخاب اینکه روی چه چیزی تمرکز کنید می تواند گیج کننده باشد. مصاحبه با آژانس های بازاریابی را در نظر بگیرید تا بتوانید از تجربه و تخصص آنها برای کمک به رشد شرکت خود استفاده کنید. آژانس‌ها معمولاً پیشنهادی همراه با توصیه‌ها و بودجه ارائه می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا شریک بازاریابی برون‌سپاری مناسب را برای نیازهای خود انتخاب کنید.
3. تصمیمات استخدامی هوشمندانه تری بگیرید.
با تصمیم گیری های هوشمندانه استخدام، مانند یافتن متقاضیانی با مهارت های متعدد، هزینه های سالانه منابع انسانی را کاهش دهید. به عنوان مثال، اگر دستیار اداری جدید شما بازاریابی محتوا را درک کند، این یک مزیت بزرگ است. ایده دیگر استخدام پیمانکاران به جای کارمندان تمام وقت است. بسیاری از مشاغل کوچک برای مشاغل موردی به فریلنسرهای حرفه ای استثنایی روی می آورند. این روش شیوه رقابت استارت آپ ها با سازمان های مستقر در بازار امروز را متحول کرده است. استخدام فریلنسرها و کارآموزان می‌تواند برای کسب‌وکارهای کوچک به صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک کند. استخدام متخصصان قراردادی تا زمانی که برای انجام کار لازم است. وقتی کاری نیست نیازی به پرداخت آنها ندارید. کار انجام می شود و سربار به تعهدات حقوق و دستمزد شما اضافه نمی شود. این یک وضعیت برد-برد است.
در اینجا چند زمینه وجود دارد که مشاغل اغلب از استخدام فریلنسرها سود می برند.
کپی‌نویسی
برای ایجاد محتوای جذاب برای وب‌سایت جدید خود یا تهیه پیش‌نویس خبرنامه‌های هفتگی یا پست‌های وبلاگ خود به یک کپی‌رایتر نیاز دارید؟ اگر چنین است، بازارهای آزاد مانند Upwork یا Guru را جستجو کنید تا تعداد زیادی کپی رایتر با استعداد را با کسری از هزینه کارمندان تمام وقت پیدا کنید. کپی رایترهای آزاد معمولاً نرخ ساعتی یا هر کلمه را دریافت می کنند. به گفته Upwork، کپی‌رایترها 19 تا 45 دلار در ساعت دریافت می‌کنند، اما نرخ‌ها بسته به عوامل مختلفی از جمله میزان تحقیق مورد نیاز، تخصص محتوا، نوع و پیچیدگی پروژه، سطح تخصص و ضرب‌الاجل‌های فشرده می‌تواند بالاتر باشد.
توسعه وب
می‌توانید از یک توسعه‌دهنده وب آزاد برای ایجاد وب‌سایت تجاری خود استفاده کنید. استفاده از فریلنسر هزینه کمتری نسبت به انتصاب یک توسعه دهنده وب تمام وقت یا استفاده از یکی از بهترین سازندگان وب سایت و خدمات طراحی دارد. از آنجایی که کار عمدتاً کدنویسی است، برخی از کسب و کارهای کوچک از توسعه دهندگان وب در خارج از کشور استفاده می کنند، زیرا آنها تمایل دارند نرخ های پایین تری دریافت کنند. اگر وب سایت شما نسبتاً ساده است، می توانید از یک سرویس قالب وب مانند Wix برای ایجاد سایت خود استفاده کنید.
بهینه سازی موتور جستجو
بازدیدکنندگان ارگانیک نیروی محرکه موفقیت هر کسب و کار آنلاین هستند. در حالی که کسب‌وکارهای بزرگ بودجه لازم برای ایجاد یک تیم داخلی از متخصصان سئو را دارند، استارت‌آپ‌ها ممکن است برای به کارگیری یک متخصص سئو تمام وقت با مشکل مواجه شوند. خدمات فریلنسری می تواند کمک کند. یک پیمانکار سئوی آزاد می تواند کد وب سایت شما را بهینه کند و کلمات کلیدی را در میان کارهای دیگر بگنجاند. می‌توانید برای رفع مشکلات و ارسال لیست‌ها به آنها هزینه ماهانه پرداخت کنید تا سایت شما قابل مشاهده باشد.
طراحی گرافیکی
آیا نیاز به یک بروشور سریع طراحی شده است؟ به دنبال یک گرافیست برای ایجاد قالب صفحه فرود برای یک کمپین بازاریابی ایمیلی جدید هستید؟ برای کارهای طراحی موقتی، یک طراح گرافیک آزاد متناسب با این صورت حساب است. سایت‌هایی مانند Fiverr و 99designs بهترین گزینه برای یافتن یک طراح گرافیک عالی با هزینه کمتر از 5 دلار برای هر کار هستند.
4. با فروشندگان مذاکره کنید.
آیا بهترین قیمت ممکن را برای کالاها و خدمات پرداخت می کنید؟ هزینه های عملیاتی خود را بررسی کنید و ببینید در کجا ممکن است بتوانید در مورد نرخ های بهتر مذاکره کنید. عوامل زیر را در نظر بگیرید.
تخفیف های حجمی
اگر محصولات یا مواد اولیه را به صورت عمده خریداری می کنید، ممکن است بتوانید از تخفیف حجمی برخوردار شوید.
انعطاف پذیری مشتری خوب
از این واقعیت استفاده کنید که کسب و کار شما برای مدت طولانی مشتری فروشنده بوده است، سابقه پرداخت عالی دارد یا سفارشات مکرر با هزینه بالا انجام می دهد. فروشنده نمی خواهد شما را به عنوان مشتری از دست بدهد و ممکن است در قیمت انعطاف پذیر باشد.
وضعیت مشتری عمده
آیا شرکت شما حداقل 10 درصد از درآمد سالانه فروشنده را تشکیل می دهد؟ اگر چنین است، شما در موقعیت مذاکره خوبی هستید و باید بتوانید قیمت را پایین بیاورید.
قیمت‌های رقبا
ببینید فروشندگان رقیب برای خدمات یا مواد مشابه چه چیزی را دریافت می‌کنند و از این اطلاعات برای مذاکره استفاده کنید. اگر فروشنده روی قیمت تکان نخورد، همیشه می‌توانید فروشنده‌ها را تغییر دهید.
نظرات یا توصیفات
برای اهداف بازاریابی به فروشنده پیشنهاد دهید یک بررسی مثبت یا گواهی ارائه دهید. ممکن است فروشنده با قیمت های پایین تر قدردانی خود را نشان دهد.
امتیازات غیر قیمتی
حتی اگر نتوانید قیمت کلی را کاهش دهید، ممکن است بتوانید سایر تغییرات مدت قرارداد مانند شرایط پرداخت بهتر یا تحویل سریع‌تر را برنده شوید.
5. به طور مستمر تجزیه و تحلیل و تنظیم کنید.
اجرای یک کسب و کار موفق یک فرآیند مستمر است که نیاز به نظارت مستمر، تجزیه و تحلیل و تعدیل دارد. چندین عامل هزینه را بررسی کنید تا مطمئن شوید که بیش از آنچه کاملاً ضروری است پرداخت نمی کنید.
در اینجا چند نمونه از مناطقی برای نظارت بر فرصت های کاهش هزینه بالقوه وجود دارد.
زمان کارمند
آیا ساعات خاصی از روز، هفته، ماه یا سال شلوغ تر از زمان های دیگر است؟ اگر کارمندان ساعتی دارید، تعداد بیشتری از آنها را در زمان‌های شلوغ‌تر و کمتر در زمان‌های کند برنامه‌ریزی کنید. برای به حداکثر رساندن زمان کارمندان، اگر سیستم POS دارید، گزارش های فروش POS را بر اساس زمان روز، هفته و ماه مشاهده کنید. بهترین پردازنده های کارت اعتباری دارای داشبوردهایی هستند که به شما امکان مشاهده گزارش های مختلف فروش را می دهند. وقتی از نیازهای پرسنلی خود مراقبت می کنید، در عین حال پس انداز، پوشش را تضمین می کنید.
سطوح موجودی
نگهداری موجودی می تواند گران باشد، به خصوص در هنگام اجاره فضای انبار. در نرم افزار مدیریت موجودی خود یا ویژگی های موجودی سیستم POS، گزارش های فروش را بر اساس دوره زمانی و محصول بررسی کنید تا سطح موجودی بهینه را تعیین کنید. به مشخصات محصول توجه کنید، زیرا یک اندازه، نسخه یا رنگ ممکن است بهتر از بقیه بفروشد. روش دیگر، اجرای یک استراتژی به موقع برای موجودی برای به حداقل رساندن هزینه ها. برای سفارشات تجارت الکترونیکی، dropshipping مستقیم از تامین کننده را در نظر بگیرید.
هزینه های مالی
در حالی که هزینه های مالی به اندازه هزینه های پرسنل یا موجودی متغیر نیست، هزینه های مالی خود را هر سه ماه یکبار بررسی کنید. آیا بیشترین سود را از پولی که در بانک دارید دریافت می کنید؟ آیا باید یک وام تجاری معوق را با نرخ پایین تری تامین مالی کنید؟ آیا باید درباره هزینه های پردازش کارت اعتباری خود دوباره مذاکره کنید؟ بررسی دوره ای اطمینان حاصل می کند که فروشندگان مالی شما از شما سوء استفاده نمی کنند.
هزینه های عملیاتی چیست؟
هزینه های عملیاتی هزینه های روزانه ای هستند که برای اداره کسب و کار خود پرداخت می کنید، مانند موارد زیر:
1.بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS) – مقداری که برای خرید یا ساخت، بسته بندی و فروش محصول شما نیاز است (تجاری خدماتی معمولاً COGS ندارند یا بسیار پایین هستند)
2.اجاره، پرداخت اجاره تجهیزات و آب و برق
3.خدمات تلفن و اینترنت
4.بیمه
5.هزینه های بازاریابی، مانند تبلیغات، هزینه های نمایشگاه تجاری و طراحی گرافیک
6.هزینه های فروش از جمله سفر
7.حقوق و دستمزد و سایر هزینه های منابع انسانی
8.هزینه های اداری
9.پردازش کارت اعتباری و سایر کارمزدهای بانکی
در صورت های مالی، بهای تمام شده کالای فروخته شده از کل درآمد کم می شود تا سود ناخالص به دست آید. سپس سایر هزینه های عملیاتی از سود ناخالص کسر می شود تا سود خالص بدست آید. این مبلغی است که باید بین صاحبان مشاغل توزیع شود یا دوباره سرمایه گذاری شود.
کاهش سربار
کاهش هزینه های عملیاتی یک روش اثبات شده برای به دست آوردن حاشیه بهتر است. اما برای انجام موثر این کار، باید مناطقی را شناسایی کنید که امکان کاهش هزینه های اضافی وجود دارد. مشارکت مشتریان و تامین کنندگان را برای ارزیابی زمینه های احتمالی بهبود در نظر بگیرید. ارزیابی صحیح صورت سود و زیان شما به همان اندازه مهم است، زیرا نمی خواهید خطرات غیرقابل قبولی را متحمل شوید که به عملکرد کسب و کار شما آسیب برساند.
به یاد داشته باشید که هیچ رویکرد یکسانی برای کاهش هزینه ها و بهبود سودآوری وجود ندارد. چیزی که برای کسب و کار دیگری کار می کند ممکن است برای شما کارایی نداشته باشد. با این حال، کسب‌وکاری که هزینه‌های عملیاتی ساده‌تری دارد، در وضعیت بهتری برای افزایش حاشیه سود قرار دارد، بنابراین مطمئن شوید که یک کشتی فشرده را اداره می‌کنید.
همچنین ببینید: خرید برنج لاشه